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IOOI Methode: Nie wieder unklare Projektziele!

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iooi.jpgEine saubere und möglichst exakte Zieleplanung ist ein zentraler Erfolgsfaktor in Projekten – da sind sich die Experten aber auch die Praktiker weitgehend einig.

Gleichzeitig ist es aber auch kein Geheimnis, dass genau in diesem Punkt in der Praxis immer wieder schlampig gearbeitet wird. Unklare Anforderungen, unklare Ziele, unklare Rahmenbedingungen und diese nur rudimentär dokumentiert – so sieht die traurige Realität häufig aus.

Es gibt viele Methoden und Beschreibungen, wie Ziele in Projekten effektiver geplant und kontrolliert werden können. Eine Methode, die es mir sehr angetan hat, besteht aus den Ebenen Input – Output – Outcome – Impact. Diese Methode wird häufig auch im Bereich der geförderten Projekte (z.B. auf EU-Ebene) angewandt. Allerdings hatte die Methode bislang noch keinen Namen, darum habe ich sie kurzerhand „IOOI“ getauft :-)

Jedes Projekt sollte nach dem IOOI-Prinzip geplant werden. Das heißt:

1) Input-Faktoren
Welche Ressourcen (finanziell, personell, sachlich) stehen für das Projekt zur Verfügung?

2) Output-Faktoren (messbare Ergebnisse, Produkte und Leistungen)
Welche messbaren Ergebnisse sollen nach Beendigung des Projekts vorliegen? Beispiele: Produkt XY, Marktanalyse XY, Bauwerk XY, Software XY etc. Die Output-Faktoren können beispielsweise durch technische Spezifikationen, Pflichtenhefte, Baupläne etc. konkret definiert werden. Wichtig: Die Outputs alleine geben noch KEINEN Hinweis darauf, ob dadurch auch wirklich ein Nutzen für die Anspruchsgruppen des Projekts generiert wird.

3) Outcome-Faktoren (unmittelbarer Nutzen für die Ziel- und Anspruchsgruppen)
Hier wird der unmittelbare Nutzen definiert, der für die verschiedenen Ziel- und Anspruchsgruppen des Projekts durch das Projektergebnis (= Output) entsteht. Beispiele: kürzere Durchlaufzeiten, effizientere Auftragsbearbeitung, Steigerung der Marktanteile, Umsatzsteigerung, Kostensenkung etc. etc.

4) Impact-Faktoren (mittel- bis langfristiger Nutzen, Beitrag zur Strategieerreichung)
Hier wird beschrieben, zu welchen mittel- bis langfristigen Zielen (im taktischen oder strategischen Bereich) das Projekt (mit seinen Outputs und Outcomes) beiträgt. Beispiele: Marktführerschaft, Innovationsführerschaft, Kundenzufriedenheit, Mitarbeiterzufriedenheit etc.

Wichtig: Sämtliche Ebenen sollten durch klare Messgrößen, Kennzahlen etc. im Detail beschrieben und spezifiziert werden.

Neben diesen quantitativen Messgrößen kann es im Einzelfall aber natürlich auch qualitative Messgrößen wie beispielsweise Akzeptanz in der Belegschaft geben. Aber auch diese „weichen Ziele“ kann man messen, beispielsweise durch qualitative Interviews, Workshops oder schriftliche Befragungen.

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Written by SH

14. Dezember 2009 at 22:05

Veröffentlicht in Projektmanagement

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PM Standards ein Allheilmittel zur Vermeidung von Projektfehlern?

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computerwoche_projektfehlerIn der  Online-Ausgabe der Computerwoche ist kürzlich der Artikel „Wie sich Projektfehler vermeiden lassen“ (Tipp: Druckversion) erschienen. In der Einleitung des Artikels heißt es:

Das beste Projekt-Management-Werkzeug nützt nichts, wenn die Steuerungskompetenz fehlt. Methoden wie Prince2 oder PMBoK können hier helfen.

Sieben von zehn Projekten sind Fehlschläge, sagt die Standish Group. Mit dieser Erkenntnis sorgt das Marktforschungsunternehmen nach wie vor für Schlagzeilen – offenbar deshalb, weil sich die Situation immer noch nicht gebessert hat. Die Mehrzahl der Vorhaben wird zwar irgendwie beendet, kostet aber deutlich mehr Zeit und Geld als veranschlagt und/oder erreicht die vereinbarten Ziele nicht.

Etablierte Projekt-Management-Methoden wie Prince2 (Projects in Controlled Environments) oder PMBoK (Project Management Body of Knowledge) sollen helfen, die Projekte ins Ziel zu bringen. Aber was haben sie tatsächlich zu bieten, wenn es gilt, die größten Projektfehler zu vermeiden? Diese Frage stellte die COMPUTERWOCHE einer Handvoll ausgewiesener Prince2- und PMBoK-Experten.“

Soweit – so gut. Aber ist es wirklich so, dass PM Standards ein Allheilmittel sind, um Projektfehler zu vermeiden? Ich denke nicht. Aber erst einmal Schritt für Schritt.

In dem Artikel nehmen Experten zur Anwendung von „Projekt-Management-Methoden wie PRINCE2 oder PMBoK“ Stellung. Mein erster Kritikpunkt bezieht sich auf die Bezeichnung „Projekt-Management-Methoden“. Denn PRINCE2 ist aus meiner Sicht ein PM Standard und gleichermaßen auch eine PM Methodik (engl. Project Management Methodology), das PMBoK von PMI ist ein PM Rahmenwerk und ein international anerkannter PM Standard (aber sicher keine PM Methodik!). Was ich unter einer PM Methodik verstehe, findet Ihr übrigens HIER.

Worum geht es in dem Artikel inhaltlich? Es wird aufgezeigt, dass durch die Anwendung von PM Standards / PM Methodiken häufige Projektfehler vermieden werden können. Diese sind lt. den Autoren Hackmann/Quack/Hülsbömer:

  1. Die Prozesse für das Projektmanagement sind unzureichend.
  2. Es gibt keine Rücksprache bei Änderungen im Projekt.
  3. Kommunikation findet nicht statt, das Reporting ist schlecht.
  4. Die Komplexität des Projekts wird unterschätzt.
  5. Der Zeitplan ist unvollständig oder unrealistisch.
  6. Der Budgetrahmen ist nicht eindeutig geklärt.
  7. Das Personal ist ungeeignet oder überlastet.

All dies sind sicher häufige Fehler, die in Projekten gemacht werden – kein Zweifel.

Und ich stimme grundsätzlich auch zu, dass durch die Anwendung eines einheitlichen, systematischen PM Ansatzes auf der Basis eines (oder mehrerer) PM Standards / Methodiken (Beispiele „Methodologies“ / hervorragender Artikel von Jason Charvat) gewisse Probleme gemildert werden können. ABER: Ein methodisch und theoretisch „sauberes“ Projektmanagement ist sicher kein Allheilmittel, um Projektmanagement erfolgreich zu gestalten.

Professionelles Projektmanagement basiert auf einem ganzheitlichen „Projektmanagement System„. Das primäre Ziel dieses PM Systems ist es, eine (Projekt)Kultur zu etablieren, in der erfolgreiche Projekte ermöglicht werden. Die Projektkultur verstehe ich übrigens als einen Teil der Unternehmenskultur. Entsprechend basiert ein ganzheitliches PM System eben auf mehreren Säulen (als nur der methodischen). Dies sind:

PM_System_Hagen

Organisation & Rollen: Das Verhältnis zwischen der „Stammorganisation“ und der PM-spezifischen Organisation (und den damit zusammenhängenden Rollen) ist zu klären. Besonders wichtig ist hier, dass das Rollenverständnis auch von der Unternehmensleitung mitgetragen und vorgelebt wird.

Methodik & Prozesse:  Hier kann die Anwendung bzw. die unternehmensspezifische Anpassung eines PM Standards bzw. einer PM Methodik von Vorteil sein. Zudem sollten für die wichtigsten Projektarten so genannte „Projektprozesse“ (= Vorgehensmodelle) definiert werden.

Qualifizierung & Lernen: Menschen machen Projekte erfolgreich (oder eben auch nicht). Entsprechend ist es von entscheidender Bedeutung, dass alle in Projekte involvierten Personen im Unternehmen auch entsprechend qualifiziert werden. Ein zeitgemäßes und breit gefächertes Qualifizierungsprogramm (Trainings, Coaching, Mentoring, Workshops, Zertifizierungslehrgänge…) ist zu implementieren. Wichtig: Lernen ist ein kontinuierlicher Prozess.

Tools & Systeme: Die Prozesse, Methoden, Checklisten etc. sind entsprechend IT-technisch zu unterstützen. Und: Es muss nicht immer MS Project sein, sondern auch moderne Web 2.0 Tools können sehr effizient und effektiv eingesetzt werden.

Wenn Ihr ein PM System nach diesem Schema entwickelt und einführt, dann steigt die Wahrscheinlichkeit exponentiell an, dass Sie Projektfehler wirklich nachhaltig bekämpfen und die Erfolgsquote Eurer Projekte gesteigert wird.

Written by SH

27. August 2009 at 16:24

Metholology follows Project

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Bilderquelle

Kürzlich habe ich hier über das Thema PM Methodik(en) geschrieben. Ergänzend möchte ich heute nochmal ein paar Gedanken zu dem Thema loswerden.

Sehr komprimiert betrachtet sehe ich zwei große PM Philosophien (auch Paradigmen, Richtungen, Zugänge) da draußen.

1) Planungsorientiertes, traditionelles Projektmanagement

Die Methode, die am stärksten für diese PM Philosophie steht, ist das GANTT Chart (Balkenplan), welches meist in MS Project erstellt wird. Die Ausgangssituation wird analysiert, Anforderungen werden aufgenommen und spezifiziert, das Projekt wird inhaltlich beschrieben, daraus wiederum ergibt sich eine logische Aufgaben- und Terminstruktur, die wiederum im Balkenplan abgebildet wird. Personen und Zuständigkeiten werden zugeordnet, Aufwände und Kosten geschätzt und vor allem auch Abhängigkeiten zwischen den Vorgängen (Meilensteine, Phasen, Arbeitspakete) definiert. Daraus ergibt sich ein umfangreicher Projektplan, der wiederum aus verschiedenen Teilplänen besteht.

2) Kommunikationsorientiertes, agiles Projektmanagement

Gerade in den letzten Jahren hat diese Form des Projektmanagements an Bedeutung zugenommen. Diesem PM Paradigma werden neuere Ansätze wie Agiles Projektmanagement (APM), SCRUM oder auch Social Project Management zugeordnet – um nur einige zu nennen. Starre, sequenzielle Prozesse und Methoden rücken in den Hintergrund. Flexible, iterative Prozesse und Herangehensweise rücken ins Zentrum. Es wird versucht, das Projektmanagement so weit wie möglich zu vereinfachen und wenn möglich auf das Wesentliche zu reduzieren. Vor allem wird auch bewusst auf aufwändige Pläne (wie beispielsweise Balkenpläne mit unzähligen Vorgängen und Verknüpfungen) verzichtet. Umgekehrt wird der Kommunikation und Zusammenarbeit (Collaboration) mehr Bedeutung beigemessen. Flexible, meist webbasierende Tools und Web 2.0 Technologien werden als unterstützende Kommunikations-Plattformen angewendet.

Klar, diese Aufzählung ist keinesfalls vollständig und schon gar nicht wissenschaftlich. Ich denke aber, dass „zwischen“ diesen beiden Extremen so ziemlich alles am PM Ansätzen und PM Methodiken unter gebracht werden kann.

Und welche PM Methodik ist nun die bessere, die erfolgsversprechendere? Diese Frage kann man so eben genau nicht stellen und schon gar nicht beantworten.

Denn die PM Methodik muss sich immer nach der spezifischen Ausprägung und Art des jeweiligen Projekts richten, nicht umgekehrt! Methodology follows Project!

Kriterien, die für die Auswahl der Methodik relevant sein können, sind:

– Projektinhalt / Projektkategorie
– Größenordnung, Budget
– Anzahl der Beteiligten / Stakeholder
– Änderungsdynamik
– Projektdauer
– Neuartigkeit, Innovationsgrad
– etc.

Dem planungsorientierten, traditionellen Projektmanagement würde ich tendenziell folgende Projektarten zuordnen (Auszug):

– Bauprojekte
– Anlagenbauprojekte
– teilweise standardisierbare Kundenprojekte

Dem kommunikationsorientierten, agilen Projektmanagement würde ich tendenziell folgende Projektarten zuordnen (Auszug):

– IT Projekte
– Organisationsprojekte / Veränderungsprojekte
– Innovationsprojekte

Nochmal: Die gewählte PM Methodik muss sich nach dem Projekt richten, nicht umgekehrt! Weder die eine noch die andere PM Philosophie ist grundsätzlich die bessere. Gleich wie ein Mac nicht grundsätzlich besser ist als ein PC :-)

Written by SH

5. Mai 2008 at 18:06

Veröffentlicht in Methodik, Projektmanagement

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DIN Normen im Projektmanagement

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din.jpg

Immer wieder werden die DIN Normen im Projektmanagement zitiert, doch mein Eindruck ist, dass sich in der Praxis kaum jemand wirklich damit auseinander gesetzt hat. Schade eigentlich, denn die DIN Normen für den Bereich Projektmanagement sind aus meiner Sicht ganz passabel gelungen. Umfangreich, präzise und trotzdem kompakt.

Noch ein Gedanke dazu: Das Begriffs-Wirr-Warr in der Praxis führt oft zu enormen Reibungsverlusten und Ineffizienzen. Umgekehrt führen eindeutige Begriffs-Definitionen (nach DIN, PMBOK, ICB, PRINCE2 oder jedem anderen Standard) zu

  1. Denkklarheit, dies wiederum führt zu
  2. Sprachklarheit und schlussendlich zu
  3. Handlungsklarheit. (vgl. Bechler/Lange: DIN Normen im Projektmanagement, S 15ff)

Hier können Sie die aktuellen DIN Normen zum Preis von EUR 29 bestellen. (dinnormen_bestellbogen.pdf) Ist zwar für ein Büchlein von nicht mal 100 Seiten nicht günstig, aber in jedem Fall eine gute Investition.

Written by SH

15. April 2008 at 12:33

Projektblogs als pragmatische Kommunikationsplattformen nützen

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Kommunikation ist DER wichtigste Erfolgsfaktor in den meisten allen Projekten. Als Projektmanager/in müssen Sie dafür sorgen, dass die richtigen Informationen zur richtigen Zeit am richtigen Ort sind. Sie sollten proaktiv kommunizieren und den Informationsfluss zwischen Ihnen und dem Team, innerhalb des Teams und natürlich auch zu sonstigen Stakeholdern (Auftraggeber, Kunden, Partner etc.) gezielt gestalten.

Mögliche Kommunikationsformen in Projekten:

– persönliche Gespräche
– Projektsitzungen, Workshops etc.
– Telefon, Skype, Video-Conferencing …
– e-Mail, Schriftverkehr
– professionelle PM Software Tools (EPM von Microsoft, Primavera, CA Clarity…)
– Web Collaboration Platforms (wie z.B. Projectplace, teamspace, Basecam…)
– Projektblogs

    Auf letzteres möchte ich heute kurz eingehen, nämlich auf Projektblogs. Diese bieten nämlich für Unternehmen oder einzelne Projekte eine wirklich effektive, kostengünstige und vor allem pragmatische Möglichkeit, „in touch“ mit den Projekt-Stakeholders zu bleiben. Ich persönlich nutze die WordPress-Technologie, aber natürlich eignet sich auch jeder andere Blog-Anbieter.

    Und so funktioniert’s:

    1. User anlegen
    2. Blog anlegen
    3. Skin auswählen, grundsätzliche Einstellungen –> einfach etwas „herumprobieren“, ist eigentlich intuitiv bedienbar
    4. Teammitglieder einladen
    5. Und los geht’s!

      Vorteile:

      – Sie führen ein Projekttagebuch, in dem relevante Projektinformationen chronologisch dokumentiert werden.
      – Sie gehen weg vom reinen Push-, hin zum Pull-Prinzip. „Die Info steht auf dem Blog – schau nach…“
      – Sie können auch große Informationsmengen durch das Vergeben von Kategorien/Tags gut strukturieren.
      – Wenn Sie als Projektleiter/in das Tool proaktiv verwenden, können Sie Informationsdefizite im Team minimieren.
      – Auch Ihre Teammitglieder können Beiträge posten. So bleiben alle Beteiligten auf demselben Stand.
      – Natürlich können Sie auch Dokumente, Bilder etc. online stellen.

        Nachteile:

        – Wenn Sie die Plattform vor dem öffentlichen Zutritt schützen möchten, müssen alle Teammitglieder einen Account anlegen. Zusätzlich können diese Security Maßnahmen mit weiteren technischen „Problemchen“ (wie z.B. Cookies müssen akzeptiert werden) verbunden sein. Daran kann’s dann schon scheitern (wie ich auch aus eigenen Erfahrungen weiß).
        – Wenn Sie in einem Unternehmen sehr viele und sehr komplexe Projekte machen, eignen sich solche „selbstgestrickten“ Lösungen nur sehr bedingt.
        – Zudem ist natürlich auch der Speicherplatz zum Ablegen von Dokumenten begrenzt.

          Fazit: Probieren sie’s einfach mal aus, dann wissen Sie, ob Sie mit Projektblogs weiter kommen…

          fhv_lcm3.jpg

          Hier ein aktuelles Beispiel einer Lehrveranstaltung, die in an der FH Vorarlberg mittels Projektblog etwas koordiniere.

          Ergänzender Beitrag: Einsatzmöglichkeiten von Blogs im Projektmanagement (Daimler Blog)

          Written by SH

          5. März 2008 at 09:39

          Alles über Brainstorming…

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          Es gibt gute Gründe gegen Brainstorming – aber es gibt auch Gründe, die für diese Methode sprechen:

          Written by SH

          25. Februar 2008 at 21:28

          MindMapping zur Sitzungsmoderation

          with 3 comments

          mindmapping.jpg

          Bereits seit vielen Jahren setze ich die MindMapping Methode (u.a.) zur Moderation von Sitzungen und Workshops ein. Einige Erfahrungswerte habe ich nun in dieser MindMap für Sie zusammen gefasst:

          MindMapping zur Sitzungsmoderation

          Simplify your Projects!

          Written by SH

          24. Februar 2008 at 10:55