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IOOI Methode: Nie wieder unklare Projektziele!

with 11 comments

iooi.jpgEine saubere und möglichst exakte Zieleplanung ist ein zentraler Erfolgsfaktor in Projekten – da sind sich die Experten aber auch die Praktiker weitgehend einig.

Gleichzeitig ist es aber auch kein Geheimnis, dass genau in diesem Punkt in der Praxis immer wieder schlampig gearbeitet wird. Unklare Anforderungen, unklare Ziele, unklare Rahmenbedingungen und diese nur rudimentär dokumentiert – so sieht die traurige Realität häufig aus.

Es gibt viele Methoden und Beschreibungen, wie Ziele in Projekten effektiver geplant und kontrolliert werden können. Eine Methode, die es mir sehr angetan hat, besteht aus den Ebenen Input – Output – Outcome – Impact. Diese Methode wird häufig auch im Bereich der geförderten Projekte (z.B. auf EU-Ebene) angewandt. Allerdings hatte die Methode bislang noch keinen Namen, darum habe ich sie kurzerhand „IOOI“ getauft :-)

Jedes Projekt sollte nach dem IOOI-Prinzip geplant werden. Das heißt:

1) Input-Faktoren
Welche Ressourcen (finanziell, personell, sachlich) stehen für das Projekt zur Verfügung?

2) Output-Faktoren (messbare Ergebnisse, Produkte und Leistungen)
Welche messbaren Ergebnisse sollen nach Beendigung des Projekts vorliegen? Beispiele: Produkt XY, Marktanalyse XY, Bauwerk XY, Software XY etc. Die Output-Faktoren können beispielsweise durch technische Spezifikationen, Pflichtenhefte, Baupläne etc. konkret definiert werden. Wichtig: Die Outputs alleine geben noch KEINEN Hinweis darauf, ob dadurch auch wirklich ein Nutzen für die Anspruchsgruppen des Projekts generiert wird.

3) Outcome-Faktoren (unmittelbarer Nutzen für die Ziel- und Anspruchsgruppen)
Hier wird der unmittelbare Nutzen definiert, der für die verschiedenen Ziel- und Anspruchsgruppen des Projekts durch das Projektergebnis (= Output) entsteht. Beispiele: kürzere Durchlaufzeiten, effizientere Auftragsbearbeitung, Steigerung der Marktanteile, Umsatzsteigerung, Kostensenkung etc. etc.

4) Impact-Faktoren (mittel- bis langfristiger Nutzen, Beitrag zur Strategieerreichung)
Hier wird beschrieben, zu welchen mittel- bis langfristigen Zielen (im taktischen oder strategischen Bereich) das Projekt (mit seinen Outputs und Outcomes) beiträgt. Beispiele: Marktführerschaft, Innovationsführerschaft, Kundenzufriedenheit, Mitarbeiterzufriedenheit etc.

Wichtig: Sämtliche Ebenen sollten durch klare Messgrößen, Kennzahlen etc. im Detail beschrieben und spezifiziert werden.

Neben diesen quantitativen Messgrößen kann es im Einzelfall aber natürlich auch qualitative Messgrößen wie beispielsweise Akzeptanz in der Belegschaft geben. Aber auch diese „weichen Ziele“ kann man messen, beispielsweise durch qualitative Interviews, Workshops oder schriftliche Befragungen.

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Written by SH

14. Dezember 2009 um 22:05

Veröffentlicht in Projektmanagement

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11 Antworten

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  1. Theoretisch schön und gut, aber in der Praxis wird es nicht so einfach laufen. Es sind viele Faktoren, die man einfach bei der Planung daran gedacht hatte. SW-Fehler, HW-Fehler, Krankheiten, störrische Kunde, wie von dir erwähnt schlampige Arbeiten auch von der Seite der Kunden, …

    maziarworld

    15. Dezember 2009 at 10:39

    • Es ist unbestritten, dass Projekte immer „unplanbarer“ werden. Das ist aber überhaupt kein Argument gegen eine saubere Zieldefinition – ganz im Gegenteil!

      Ich kann nur sagen, dass sich die „theoretische“ IOOI Methode bei mir in der Praxis mehr als bewährt hat.

      LG, Stefan

      SH

      15. Dezember 2009 at 10:48

  2. Auch wenn ich den Ansatz verstehe und für theoretisch gut heisse, so sehe ich doch ebenfalls gewisse Schwierigkeiten dabei, das Konzept in die Praxis umzusetzen, insbesondere was die Input-Faktoren angeht.

    ad 1) zumindest in unserem Unternehmen kommen die Auftraggeber vielleicht mit einem bestimmten Budget daher, aber eine Aussage darüber, welche Ressourcen verfügbar sind erhalte ich erst, wenn ich eine Schätzung der benötigten Ressourcen habe. Diesen Faktor werde ich also überlicherweise bei der Projektbeauftragung einzig über das Budget bestimmen können.

    Generell funktioniert der Ansatz mMn nur, wenn das Prinzip S.M.A.R.Ter Ziele auch auf Auftraggeberseite bekannt ist.
    Zugegeben, das ist kein Problem des Werkzeugs, sondern genereller Natur, mindert aber den Nutzen des Werkzeugs massiv.

    Ich persönlich halte eine einheitliche Sprache sowie ein einheitliches Verständnis grundlegender Projektmanagementprinzipien auch auf Auftraggeberseite für wesentlich hilfreicher bei der Erarbeitung von Projektzielen als dieses Vorgehen.

    Sobald das gemeinsame Verständnis existiert, ist es _relativ_ egal, über welche Methode ich die Zieldefinition angehe.

    docster

    15. Dezember 2009 at 11:36

    • Ich stimme Dir in folgenden Punkte zu:

      a) Häufig scheitern Projekte (und im Speziellen auch die Zieleplanung) an unterschiedlichen Verständnissen auf Auftraggeber- und Projektebene.
      b) Es ist natürlich von Vorteil, wenn auch die Auftraggeber ein Verständnis über grundlegende PM-Prinzipien und Methoden haben.

      In diesen Punkten bin ich etwas anderer Meinung:

      c) Natürlich werden während des Projektverlaufs gewisse Aspekte des Projekts klarer – so auch der Ressourcenbedarf (finanziell, personell, sachlich). Dies ist meines Erachtens aber kein Argument gegen die IOOI Methode. Denn es ist zu jedem Zeitpunkt des Projekts wichtig, die angestrebten inhaltlichen Ziele (Output, Outcome, Impact) den zugesagten oder zur Verfügung stehenden Ressourcen gegenüber zu stellen. Nur so kann man frühzeitig erkennen, ob die Ressourcen in einem realistischen Verhältnis zu den Zielen stehen.
      d) Ich glaube nicht, dass es relativ egal ist, welche Methode zur Zieleplanung man verwendet. Für unterschiedliche Projekte eignen sich teilweise recht unterschiedliche Methoden. Klar ist aber immer, dass das Projekt die Methode bestimmt und nicht umgekehrt.

      Die klassischen Gütekriterien der Zieldefinition und -planung (Stichwort: S.M.A.R.T.) sind natürlich in der IOOI Methode implizit verankert.

      Grüße, Stefan

      SH

      15. Dezember 2009 at 12:17

      • Ich schreibe ja seit einiger Zeit das ganze so: S.M.A.R.T.T, wobei das letzte T für Transparenz steht. Denn es ist oft die fehlende Transparenz, die zu Problemen führt…

        RL

        15. Dezember 2009 at 12:27

      • Hallo Stefan,

        ich stimme dir zu, dass es wichtig ist, das Verhältnis zwischen Zielen und verfügbaren Ressourcen zu kennen.
        Mein Kritikpunkt war lediglich, dass in der mir bekannten Praxis zum Zeitpunkt der Zieledefinition lediglich ein Budget bekannt ist, aber keine Ressourcen.
        Daher meine Ableitung, dass diese Methode für die Art Projekte mit denen ich zu tun habe, nur eingeschränkt anwendbar ist.

        docster

        16. Dezember 2009 at 15:55

  3. Moin Stefan,

    mir gefällt der Beitrag sehr gut, entspricht die Vorgehensweise doch eigentich nur gesundem Verständnis von Projektmanagement. Wenn die richtigen Projekt(-portfolio-)beteiligten das entsprechende Rückgrat haben und strukturiert vorgehen, ist die IOOI-Methode mit Sicherheit eine große Hilfe.

    Leider ist es oft jedoch so, dass diese elementaren Informationen entweder gar nicht vorliegen oder nicht für alle transparent sind. Und dass, obwohl sie eigentlich für die Entscheidung der Aufnahme ins Portfolio unverzichtbar sind! Also lass uns mit gutem Beispiel vorangehen :-)

    Beste Grüße,
    Sven

    Sven Röpstorff

    15. Dezember 2009 at 12:36

  4. Ich empfinde diesen Beitrag als sehr interessant, danke dafür!
    Auch ich finde, dass eine klare Zielsetzung die halbe Miete ist.

    debshmi90

    15. Dezember 2009 at 13:22

  5. ich verwende diese methode auch schon seit längerer zeit und nerve immer wieder verschiedene gruppen damit. die sind dann allerdings recht schnell dankbar dafür, denn die methode zwingt zum genauen nachdenken und strukturieren und liefert eine möglichst gutes zielbild und ist damit grundlage für die umsetzung des projektes (eine hohen planungslevel).
    natürlich gibt es dann störfaktoren und unplanbares, aber dafür hat man ja das projektcontrolling, das dann auch auf basis einer soliden zieleplanung besser funktioniert.

    wichtig scheint mir vor allem auch die überlegung zu den impact faktoren, die werden meiner erfahrung nach in vielen projekten schlichtweg vergessen, so nach dem motto „wir sind so verliebt in diese tolle projektidee, und ob da was übrigbleibt ist egal“

    pwebhofer

    15. Dezember 2009 at 20:44

  6. […] IOOL Methode: Eine kompakte Darstellung zur Formulierung von Projektzielen liefert Stefan Hagen im PM-Blog. […]

  7. Hallo Stefan,

    ich finde, das ist eine sehr gute Methode, um die scheinbar selbstverständlichen und impliziten Ziele klar zu formulieren. Ich denke, ein klar formuliertes Ziel, das über Termin, Budget, Qualität hinausgeht, ist vor allem für das Changemanagement von unerlässlicher Bedeutung. Jede Änderung hat ja nur dann Sinn, wenn sie dem Ziel besser dient, als die bisherige Form. Außer man ist aus einer Not zu dieser Änderung gekommen.

    Gernot

    17. Dezember 2009 at 16:09


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