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Projektmanagement Tools zum Nulltarif

with 20 comments

Prof. Dr. Brigitte Mayer von der Fachhochschule Vorarlberg hat mich gefragt, welche kostenlosen Tools zur Planung und Abwicklung von Projekten ich ihr empfehlen könnte. Hier meine spontane Liste:

a) Mindmapping

MindMapping ist eine Methode, die ich beinahe tagtäglich einsetze. In Projekten kann man damit verschiedenste Elemente des Projekts analysieren und planen (Anforderungen, Ziele, Aufgaben, Termine…). Zudem können die MindMaps, die mit dem kostenlosen Tool XMind erstellt worden sind, auch problemlos online zur Verfügung gestellt werden.

Beispiel:

xmind_example

b) Kommunikation & Collaboration

Klar ist, dass der Erfolg von Projekten wesentlich vom Informations- und Kommunikationsfluss abhängt. Hier bieten moderne „Collaboration“ Plattformen eine große Chance. Hier findet Ihr eine Liste mit kostenlosen Collaboration Tools, die ich persönlich zum größten Teil auch nütze. Meine Favoriten sind die Google-Tools:

  • Google Docs zum Anlegen, gemeinsamen Bearbeiten und verteilen von Dokumenten, Tabellen, Präsentationen etc. – wirklich cool.
  • Google Groups – zum Diskutieren, Nachrichten verschicken etc.
  • Google Calendar – alle relevanten Projekttermine an einem Platz

Zugegeben: Man muss sich ein bisschen mit den Tools beschäftigen, um sie wirklich zu beherrschen. Ich bin aber davon überzeugt, dass sie wirklich gut sind, um Informationen und Dokumente im Team auszutauschen.

Ein kleines Tutorial:

google_tutorial

c) Termin- und Balkenplan

Nach wie vor ein Klassiker im Projektmanagement ist die Zeitplanung mittels Balkenplan. Hier empfehle ich die kostenlose Variante OpenProj. Aber auch hier gilt: Man muss sich schon etwas mit dem Tool beschäftigen, bis man einen einigermaßen brauchbaren Terminplan raus bekommt.

Fazit: Wenn man sich mit der Thematik ein wenig beschäftigt und vor allem ein bisschen versiert im Umgang mit Web 2.0 Lösungen ist, dann gibt’s im Internet nichts, das es nicht gibt. Sogar kostenlos. Aber man darf dabei niemals den Faktor MENSCH vergessen. Denn ich habe in den letzten Jahren schon verschiedene Versuche mit Blogs oder sonstigen (oben zitierten) Tools gemacht. Mit technisch versierten Teams funktioniert das super. Sobald man aber Teammitglieder dabei hat, für die e-Mail schon eine gewisse Herausforderung darstellt, kann man sich mit solchen Tools „brausen gehen“. :-)

Und zum Abschluss nochmal eine Präsentation, in der verschiedene Web 2.0 Tools vorgestellt werden (habe sie schon mal in einem älteren Blogbeitrag eingebettet):

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Written by SH

10. Juli 2009 um 14:26

Veröffentlicht in Projektmanagement, Software

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20 Antworten

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  1. Na, da muss ich doch gleich noch mal ran … ;-)

    Die Bedeutung des Faktors Mensch kann ich nur unterstreichen. Zugang und Bedienung solcher Tools gar nicht einfach genug sein. Gerade unter diesem Aspekt hätte ich jedoch das an anderer Stelle schon lobend erwähnte Mindmeister erwartet (ja ja, das von den Ösis ;-). Kein Download, keine Installation, keine (möglichen) Inkompatibilitäten – einfach loslegen.

    Und zu Punkt b) möchte ich ergänzen: Es muss nicht immer Google sein. Die Business-Suite auf zoho.com beispielsweise ist den Google Apps in Funktion und Integration m. E. sogar ein Stück voraus. Und bis zu 10 Benutzern ebenfalls kostenlos. Dazu gibt es noch diverse weitere Anwendungen, unter anderem ein (wie ich finde) durchaus gelungenes Projektmanagement-Tool.

    Nur der Ausgewogenheit halber. ;-)

    recipient

    10. Juli 2009 at 17:18

  2. In Ergänzung zu den genannten Tools kann ich noch für die eigene Aufgaben Verwaltung die Software ToDoList (Open Scource) empfehlen:
    http://www.abstractspoon.com/tdl_resources.html
    Die einzelnen Listen werden in XML gespeichert.

    Toto

    10. Juli 2009 at 19:17

  3. Ich kann hier mehrere Links empfehlen, eine Liste:
    http://en.wikipedia.org/wiki/List_of_project_management_software
    oder mehrere Reviews von Bas De Baar:
    http://www.softwareprojects.org/free-project-management-software.htm

    Robert Bullinger

    10. Juli 2009 at 21:44

  4. Zum Thema fällt mir Teamspace ein. Es ist aber leider nur für Studenten kostenlos.

    http://www.teamspace4students.de

    Franz

    10. Juli 2009 at 22:02

    • Cooler Tipp – danke! Sollte ich mal meinen Studentinnen und Studenten an der FH Vorarlberg weiter sagen… :-)

      Stefan Hagen

      10. Juli 2009 at 22:12

  5. Bei google Anwendungen so schön wie diese auch sind, möchte ich doch auf die Gefahren hinweisen.

    1. Die Daten sind im Netz und somit auch für dritte Verfügbar, gerade bei Web-Projekten die erstmal intern bleiben sollen doch eine nicht zu unterschätzende Gefahr, da man nicht weiss was US-Regierung / FBI und google Selber mit den Daten machen!

    2. Es keine 100%ige Garantie für 24/7 Verfügbarkeit der Daten (Szenario- wichtiges Projekt geht dem Ende zu Google ist mal Temp. nicht erreichbar bei Umbauten (muss zugeben das es ein Szenario ist kann aber passieren!)

    3. Datenverlust – Es kann sein das die Daten bei Google verschwinden und dann ist das Geschreie groß wenn kein Backup vorhanden ist (Kann bei eigener IT Infrastruktur nicht passieren wenn man nen ordentlichen Cronjob für Backups hat)

    4. Und letztendlich kann google alles mit den Daten machen was es will und man wird als Firma/Projekt „gläsern“

    Sind tolle Tools ohne Zweifel – aber das muss man sich vor Augen halten. Es sind viele Firmengeheimnisse die man einfach so Preisgibt!

    Gruß aus Hannover

    Sven

    beta

    12. Juli 2009 at 16:18

    • Hi Sven,

      vielen Dank für Deine qualifizierte Ergänzung.

      Ich teile Deine Bedenken. Auf der anderen Seite sind das natürlich Argumente, die generell gegen SaaS sprechen. Oder liege ich da falsch?

      Grüße, Stefan

      Stefan Hagen

      12. Juli 2009 at 19:28

    • Also, FBI, KGB und Al Qaida machen mir in diesem Zusammenhang weniger Sorgen. Ich gehöre auch nicht zu den Verschwörungstheoretikern und glaube nicht daran, dass Google die Weltherrschaft anstrebt. Dennoch wird mir bei dem Gedanken an eine Bündelung meiner Aktivitäten dort mulmig. Dafür gibt es auch objektive Faktoren:

      1. Die Vielfalt der Anwendungen und dabei anfallenden Daten.
      2. Google verdient sein Geld mit der kommerziellen Verwertung von Daten.
      3. Google versucht nicht mal ernsthaft, meine Bedenken zu zerstreuen.

      Wenn bspw. Zoho meine beruflichen Dokumente und Notizen scannen würde, so wäre das schlimm genug. Aber erst im Zusammenhang mit anderen Daten aus persönlichen Mails, Suchabfragen, Standortsuchen, Newsfeeds etc. würde für mich ein Problem daraus. Außerdem hätte Zoho dabei mehr zu verlieren als zu gewinnen, da sie ihr Geld eben nicht mit der Verwertung von Daten verdienen, sondern mit der Bereitstellung webbasierter Office-Anwendungen.

      recipient

      13. Juli 2009 at 07:07

  6. Die Angst vor Google würde ich nicht so hoch hängen wie „beta“ in Kommentar Nr. 6. Aber zugegeben: Software as a Service (SaaS) ist nicht jedermanns Sache.

    Wer sich aber doch damit anfreunden kann, sollte neben Google unbedingt auch einen Blick auf Zoho werfen. Das Portfolio an Software ist dort noch wesentlich größer, es gibt u. a. auch ein Wiki und seit jüngster Zeit auch ein Tool zum Projektmanagement (Zoho Projects).

    Matthias Schwenk

    12. Juli 2009 at 23:28

  7. Moin Moin Freunde des Projektmanagement,
    ich hab das gestern auf Tür und Schwelle in die Tasten geklopppt im „Mozart-Style“ ;)
    Das sollte nicht so klingen als wäre ich „Verschwörer“ *lach*.

    Es ging mir eher darum zu sagen das man die Daten möglichst lieber so nah wie möglich bei sich behalten sollte. Root-Server bei Hetzner kosten ab 50 Euro im Monat und eine IT Infrastruktur (FTP/ MAIL/APACHE etc… wenn einmal angelegt) ist permanent und langfristig sinnvoll nutzbar. z.B. WIKI install 10-30 Minuten max. mit ein paar Namensräumen anlegen, was man ja leider wirklich noch auf der Shell machen muss.

    Wenn man im Netz Dienste komplett nutzen will, muss man auch schnell 100 Euro und mehr bezahlen im Monat …. lovelycharts hier … mingle da … etc… das läppert sich auch schnell.

    Bei sehr vielen Diensten handelt es sich um wirklich super Ideen, programmiert vom feinsten (wenn auch sehr oft Beta-Version) aber wie langfristig diese Dienste im Netz angenommen werden bzw. wie lange die Online sind, dafür gibt es einfach kein Garant. Das Risiko würde ich einfach nicht eingehen bei wichtigen Projekten. Selbst bei Google stand bis vor kurzem noch „beta“ an docs, mail und paar anderen Diensten. Da sollten die Alarmglocken bei jedem Menschen mit IT-Verständniss angehen.

    Gruß aus Hannover

    Sven

    PS: Und google will doch die Welt übernehmen ;)

    beta

    13. Juli 2009 at 10:20

    • Super, dann bräuchte ich jetzt eigentlich nur noch einen Tipp, wo ich Web-Apps wie Mindmeister, Lovely Charts, 280Slides oder von mir aus auch Google Docs finde, die ich auf meinem eigenen Root-Server installieren kann. Und die Kontaktdaten eines genügsamen System-Administrators. ;-)

      recipient

      13. Juli 2009 at 10:36

      • Das ist die erste Frage, woher bekomme ich Tools in dieser Qualität und Funktionsumfang? Auch ich bin etwas skeptisch beim SaaS Ansatz. Die meisten Entwickler der Tools haben kein Interesse, diese für den eigenen Server zu veröffentlichen. Bietet doch der SaaS Ansatz die Möglichkeit eines konstanten Einkommensstroms.

        Auch müssen die gesamten Kosten beachtet werden. Nicht jeder ist IT Experte und kann bzw. will sich mit der Installation von Skripten und der Wartung von Servern beschäftigen. Selbst, wenn er es könnte, wäre es Zeit, die nicht für Kundenprojekte verwendet werden kann.

        Matthias

        14. Juli 2009 at 13:08

      • Moin, ich habe evtl. nach wirklich viel rumgesuche und wildem installieren eine sehr viel versprechenden Lösung für Rootserver/Webserver install gefunden als „nahe“ alternative zu Google.Docs.
        Denke man ist sich hier einige das Programme wie eGroupware (tolles Programm aber viel zu Bollwerklastig!) die Meisten nicht weiterbringen! Aufgrund der Usability ist google docs wohl auch sehr beliebt …..

        Evtl. Lösung OpenGoo.org
        Schnell, Schmal, Flexibel und Modern scheint es mir zu sein – Perfekt für meine Bedürfnisse. Dem „About“ von OpenGoo entnehme ich, dass auch bald Spreadsheets a la docs.google.com implementiert werden sollen (coming soon steht da) ….

        Auf OpenSourceCMS.com (btw auch tolle Seite…) kann man das ganze mal testen. http://tinyurl.com/mcpsry

        Wer hier im Blog keine „Installations-Skillz“ hat oder Hilfe bei der Installation auf sein Webserver benötigt kann mich hier auch just anschreiben dann helfe ich soweit ich kann (wenigstens mit nem Link).

        Gruß aus Hannover – Berta

        beta

        25. August 2009 at 09:07

  8. Interessante Diskussion. Also ich würde meine Daten, erst recht die Projektmanagementdaten, auch nur ungerne außer Haus geben!

    Noch ein Tipp zum Thema: Ich bin Fan von Mindmeister (http://www.mindmeister.com). Dies ist eine kollaborative Online Mindmapping-Lösung bei der man die Maps gleichzeitig gemeinsam berarbeiten kann (bis zu 3 Maps sind kostenlos)

    Jozef Hradicky

    20. Juli 2009 at 12:16

  9. Hallo,

    ich habe kürzlich die Webseite http://flowchart.com entdeckt. Ich habe das Ganze nur rudimentär ausprobiert. Die GUI ist allerdings vielversprechend.

    Alex

    30. August 2009 at 13:52

    • Hi Alex,

      flowchart.com funktioniert bei mir nicht. Ist die URL vielleicht falsch?

      CU, Stefan

      Stefan Hagen

      31. August 2009 at 07:31

      • Muss ein technisches Problem sein. Gestern ging’s noch.

        recipient

        31. August 2009 at 07:39

    • OK, dann wird’s später sicher wieder funktionieren. Danke!

      Stefan Hagen

      31. August 2009 at 07:42

  10. Kostenlos ist nicht gleich kostenlos!

    Obwohl ich grundsätzlich Fan von Open Source bin, muss ich trotzdem feststellen, dass in einigen Fällen kostengünstige Lösungen sogar noch günstiger sein können als kostenlose… ;-)

    Je nach Anwendungsgebiet, gibt es sicherlich viele gute Open Source Lösungen – das ist mir bekannt.

    Jedoch durfte ich in meiner beruflichen Vergangenheit selbst desöfteren erfahren, dass vermeintlich kostenlose Lösungen im Nachhinein nicht gerade wenig kosteten.

    Warum?
    1. Durch das Fehlen von eigentlich benötigten Funktionen (man findet ja schon einen anderen Weg – ist dann jedoch oftmals viel zeitaufwändiger)
    2. Wenn man sich mehr mit der Software als mit der Lösung beschäftigen muss (da mal ein Bug, hier ein Update einspielen oder zeitaufwändige Installationen und Tests von Add-ons)
    3. Einschränkungen die man durch kostenlose Varianten von kommerzieller Software in Kauf nimmt.

    Meine persönliche Erfahrung hat gezeigt, dass es oftmals besser ist, eine kostengünstige Alternative zu suchen, die dann aber auch meine Anforderungen größtenteils abdeckt. Außerdem hat man dann auch in der Regel einen vernünftigen Support bei Problemen.

    Peter Müller-Hofen

    10. Dezember 2009 at 10:00

  11. Ich würde auch einen Blick auf unsere Software Quassum empfehlen ;)

    Joachim Perschbacher

    5. April 2010 at 16:22


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