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Mit Routine zum Projekterfolg

with 7 comments

Projekte sind häufig eigentlich immer unberechenbar und schwer planbar. Umso mehr müssen Projektmanager/innen versuchen, durch eine entsprechende Methodik Struktur, Stabilität und Transparenz in die Projekte zu bekommen. Routinen sind meines Erachtens ein bewährtes Rezept hierfür.

Was meine ich damit? Unter Routine(n) verstehe ich wiederkehrende Tätigkeiten, ähnlich der iterativen Prozesse in agilen Projektmanagement-Ansätzen (SCRUM, RUP etc.). Solche wiederkehrenden Tätigkeiten sind insbesondere Projektsitzungen (Power-Meetings à max. 30 Min.), regelmäßige Statusberichte oder auch Dokumentations oder Controlling-Zyklen.

Denn: Durch solche Routinen bleiben Sie und Ihre Teammitglieder „am Ball“, der Informationsfluss wird fast zwangsläufig aufrecht erhalten –> die Wahrscheinlichkeit auf Projekterfolg steigt.

Beispiel für eine wöchentliche Projektsitzung, die immer nach dem selben Muster abläuft:

Inhalte:

1) Ziele & Ergebnisse
2) Aufgaben & Verantwortlichkeiten
3) Termine
4) Kosten & Aufwände
5) Chancen & Risiken

Jeder einzelne dieser Punkte wird nach folgender Routine abgearbeitet:

a) Wo stehen wir? –> IST
b) Wohin wollen wir? –> SOLL
c) Sind wir auf Kurs, oder muss etwas geändert werden?
d) Wie gehen wir weiter vor? –> Entscheidungen

Diese Projektsitzungen sollten immer zur selben Zeit stattfinden. Dauer: Max. 30 Minuten. Dies erfordert eine entsprechende Vorbereitung aller Beteiligten, eine straffe Moderation wie auch eine entsprechende Nachbereitung. Ich persönlich verwende zur Moderation und Dokumentation idR eine MindMapping Software (wie den MindManager von Mindjet oder auch Freemind).

Übrigens: Derartige Meetings können auch virtuell, z.B. via Skype oder einem ähnlichen Tool, durchgeführt werden. Dies bedingt allerdings, dass die Projektmitglieder einigermaßen Technik- und Internet-affin sind.

Fazit: Durch Routinen bringen Sie Stabilität und Transparenz in Ihre Projekte. Allerdings erfordern Sie auch eine entsprechende Disziplin und zeitliche Verfügbarkeit der Teammitglieder.

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Written by SH

23. September 2008 um 18:04

Veröffentlicht in Methodik, Projektmanagement

7 Antworten

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  1. Derzeit bin ich im Auftrage eines Kunden tätig, dessen Mitarbeiter die meiste Zeit in Routinen sitzen. Für die Zukunft werde ich Management by Exception (vgl. auch PRINCE2) etablieren. Für die Meetings bedeutet dies, dass es zwar die reservierten regelmäßigen Meetingslots gibt, allerdings finden die Meetings nur bei Bedarf statt. Allzu häufig werden sie nicht abgesagt werden, da mit jedem ausgefallenen Meeting die Menge der noch zu verteilenden Informationen wächst. Für zwangsläufig im Wochenrhythmus stattfindende Meetings kann ich mich in den meisten Fällen einfach nicht erwärmen.
    Diese Vorgehensweise setzt vorraus, dass man als Projektmanager keine geographischen verteilten Teams managed und eine Praxis wie Management by Walking pflegt um nicht vom Projektteam abgeschnitten zu sein.

    Ansonsten schließe ich mich den Punkten im Posting an und kann nur empfehlen sie einzuhalten.

    pjmb

    23. September 2008 at 19:28

  2. Hi Andreas,

    ich verstehe Deine Punkte und kann auch gut nachvollziehen, dass „Routinen“ in manchen Unternehmen (wie eben diesem Kunden) auch ein ineffizientes Mittel sein können.

    Ich muss ergänzend zu meinem Artikel sagen, dass ich diese Routinen auch nur dann für sinnvoll erachte, wenn es die Kultur im jeweiligen Unternehmen zulässt. Oder anders gesagt: Wenn agiles Projektmanagement gelebt wird. Denn schlussendlich steckt in den Routinen, wie ich sie verstehe, auch maßgeblich das Sprint-Prinzip der agilen Vorgehensweisen drinnen.

    Mein Fazit: Keine Regel (oder Routine) ohne Ausnahme. Die Empfehlung hat also sicher keine allgemeine Gültigkeit.

    Bonne nuit!

    SH

    23. September 2008 at 22:47

  3. Hallo Stefan,

    mir fällt gerade eine Routine ein, die sehr stark formalisiert ist. Die Standup-Meetings von SCRUM finden idealerweise jeden Morgen statt. Jeder erzählt nur was er getan hat am vorigen Tag, was er heute vorhat und wo er Probleme hat.

    Gruß,

    Andreas

    pjmb

    24. September 2008 at 12:42

  4. Hallo,

    ich nehme den Post gerne zum Anlass so eine Routine wieder einzuführen. Ich bin gerade in einem relativ großen Software Entwicklungsprojekt unterwegs. Im Umfeld der Entwicklung laufen SCRUM ähnlich Meeting aus meiner Sicht sehr erfolgreich.

    Das Projekt Kernteam hängt in der Performance aber weit hinterher – diese sind aber eher klassich mit monatlichen Status Meetings unterwegs.

    Eine gute Idee – ich werde auch das Kernteam zu kurzfristigeren Routinen umorientieren.
    Wie klappt dieser Umstieg denn am besten? Gibt es Tipps dazu!

    LG Martin

    mrtko

    25. September 2008 at 20:49

  5. Wie klappt der Umstieg am besten? Dazu fällt mir spontan folgendes ein:

    1) Team mit der Situation konfrontieren und unmissverständlich klarstellen, dass nun Routinen eingeführt werden.

    2) Überzeugungsarbeit leisten: Wieso macht das Sinn? Wieso sind Routinen eine gute Investition? Wie soll das konkret ablaufen?

    3) Eine Routine könnte darin bestehen, in recht kurzen Zyklen (eine Woche oder auch kürzer) Abstimmungsmeetings durchzuführen. Dies müssen aber „Power-Meetings“ sein, die straff organisiert sind. Bitte nur keine endlosen Diskussionen.

    4) Konsequenz, Verbindlichkeit und Durchhaltevermögen ist dann angesagt. Und vor allem direkt, offen und offensiv kommunizieren.

    Grüße, Stefan

    SH

    25. September 2008 at 21:00

  6. Hallo Stefan,

    diesen Beitrag habe ich zum Anlass genommen, in meinem aktuellen Projekt ebenfalls Rituale einzuführen. Nach anfänglicher Skepsis wurde es auch angenommen. Gefällt mir gut und wir bleiben am Ball. Das mit den Ritualen erinnert mich an kleine Kinder – die eben auch welche benötigen ;)

    Danny

    13. Oktober 2008 at 13:32

  7. @Danny: Meine Erfahrungen sind auch mehrheitlich positiv, was Rituale angeht. Klar muss man das im Einzelfall anschauen und es darf nicht zu einer Flut unnötiger Besprechungen ausarten.

    In der Regel überwiegen aber die Vorteile, weil man gemeinsam „am Ball bleibt“, wie Du richtig schreibst.

    SH

    13. Oktober 2008 at 13:37


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