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Projekthandbuch – Kostenlose Vorlage zum Download

with 13 comments

Ein Projekthandbuch ist nach DIN 69905 die “Zusammenstellung von Informationen und Regelungen, die für die Planung und Durchführung eines bestimmten Projekts gelten sollen.

Wie aber werden Projekthandbücher in der Praxis verstanden und geführt? Meiner Erfahrung nach sind Projekthandbücher meist die Zusammenstellung der relevanten Dokumente und Informationen der Projektplanung und -steuerung. Entsprechend kann ein „Projekthandbuch“ auch häufig mit der „Projektdokumentation“ oder der „Projektakte“ (ein etwas altmodischer Begriff) gleich gesetzt werden.

Projekthandbücher machen in vielen Fällen absolut Sinn, da man mit Ihnen ein Projekt systematisch und einigermaßen standardisiert beschreiben, planen und überwachen kann. Gerade in Unternehmen, in denen die Abwicklung von Projekten bislang noch nicht systematisch erfolgt ist, kann man mit Projekthandbüchern eine erste grobe Struktur in das Projektmanagement bringen.

Bei größeren, komplexen und veränderungsintensiven Projektvorhaben können Projekthandbücher aber maximal eine Ergänzung sein. Hier erfolgt die detaillierte Planung, laufende Überwachung und Steuerung meist mittels leistungsfähigerer IT-Tools (wie z.B. MS Project, Web-Collaboration-Plattformen etc.).

Im Rahmen der Projektmanagement-Ausbildung an der Fachhochschule Vorarlberg kommen Projekthandbücher bereits seit Jahren zum Einsatz. Da ich die entsprechende Vorlage heute gerade etwas modifiziert habe, möchte ich Sie Ihnen auch gleich zum kostenlosen Download anbieten:

Word-Vorlage Projekthandbuch (Fachhochschule Vorarlberg)

Die Vorlage wird in den nächsten Wochen weiter optimiert. Natürlich würde es mich aber auch sehr freuen, wenn ich von Ihnen weitere Tipps zur Verbesserung erhalten könnte!

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Written by SH

29. März 2008 um 15:44

13 Antworten

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  1. Bin froh und dankbar über die Möglichkeiten, sich zu informieren und auch über die kostenlosen Downloads!
    Ganz herzlichen Dank!

    Dipl.-Ing.(TU) Hasso Füsslein (60)

    Hasso Füsslein

    19. August 2008 at 21:20

  2. Hallo Hr. Füsslein,

    da freue ich mich doch, dass Sie meine Inputs gut gebrauchen können.

    Grüße, Stefan Hagen

    SH

    19. August 2008 at 21:27

  3. Hallo,
    bezüglich des Aufbaus bin ich von der Vorlage enttäuscht, da die gleichen Information in unterschiedlichen Kapiteln eingegeben werden müssen. Redundanz von Daten muss unbedingt vermieden werden, da das kein Mensch sinnvoll pflegen kann.
    Beispiel: Name des Projektauftraggebers in Kapitel 5 u. 6.
    Ich würde mich diesbezüglich mit Dir gerne via email oder besser telefonisch austauschen.
    Gruß
    Andreas

    Andreas

    29. August 2008 at 14:40

  4. @Andreas: Es stimmt natürlich, dass diese Form des Projekthandbuchs an einigen Stellen redundant ist. Dies wäre wohl mit einigen wenigen Kniffen (Makros?) in MS Word lösbar, ich habe mich aber ehrlich gesagt noch nie so tief damit beschäftigt.

    Generell möchte ich dazu noch folgendes loswerden:

    a) Ich persönlich bin kein besonderer Freund dieser Projekthandbuch-Vorlagen – aus verschiedensten Gründen, deren Erläuterung hier zu weit führen würde.

    b) Eine saubere Umsetzung eines Projekthandbuchs in MS Excel wäre eventuell mal einen Versuch wert. Könnte mir vorstellen, dass man hier mit Verknüpfungen etc. arbeiten kann und dass natürlich auch die Kalkulation von Budgets, Stunden etc. wesentlich einfacher wäre. Soweit ich mich erinnern kann, hat next level consulting hier einige gute Tools entwickelt.

    c) Man sollte aber niemals der Versuchung erliegen, dass ein Projekthandbuch eine umfangreiche PM Software ersetzen kann. Vielmehr sehe ich persönlich ein Projekthandbuch als ergänzende Beschreibung, die meines Erachtens auch eher textliche Beschreibungen und Spezifikationen beinhalten sollte (vorausgesetzt natürlich, die spezifischen Projektplanungen werden in entsprechenden PM Tools gemacht).

    d) Diese spezifische PHB-Vorlage (siehe oben) wurde auf der Basis des Standard-Projekthandbuches von pma – Project Management Austria (österreichischer IPMA-Repräsentant) erstellt, da der pma Standard vom Grundsatz her an der FH Vorarlberg gelehrt wird. Drum sind auch noch einige Teile drinnen, die ich persönlich definitiv anders darstellen würde.

    Fazit: Wenn sich jemand die Mühe macht, um eine optimierte PHB-Vorlage zu machen, werde ich diese hier gerne jederzeit veröffentlichen!

    SH

    3. September 2008 at 00:31

    • Hallo Stefan,
      das Projekthandbuch sollte nicht zu ein Sammelsurium (Zusammenstellung der relevanten Dokumente und Informationen) degradiert werden. Vielmehr sollte es zum Leitfaden des Projektes werden, auch damit ein Wechsel in der Projektleitung „reibungsloser“ über die Bühne gehen kann oder ein Controller schnell die Übersicht gewinnt. Der Fokus liegt also dabei mehr auf dem Wie das Projekt abläuft, also die Beschreibung der Strategien und der Regeln, als auf dem Anführen aller verwendeten Dokumente. Wie gesagt der „Fokus“, natürlich muss um das Wie zu beschreiben, ein Link aller zur Projektsteuerung „relevanten“ Dokumente vorhanden sein. Für mich ist nicht wichtig, den Projektfortschrittsbericht im Handbuch zu sehen, eher wie der Workflow der Aggregation abläuft, also wer Berichtet an wen und wann, damit zu verstehen ist woraus sich der Projektstatus als gesamtes (nicht nur der einzelnen Komponenten) zusammensetzt. Weiters ist für mich die Qualitätssicherung (Produkt und Prozess des PM) ein wesentlicher Bestandteil, also wann muss ich meine Projektziele überprüfen, wann werden die Projektrisiken überprüft, bzw. in welchen Abständen usw. Wie ist der Projekt Life Cycle definiert und wie Synchronisiere ich den Produkt Life Cycle mit dem Projekt Life Cycle, usw, usw.. Ich könnte da noch viele Beispiele anführen, denke aber dass ich meinen Begriff für „Fokus“ klar dargestellt habe.
      Abschließen sein noch zu bemerken, dass je komplexer ein Projekt, je wichtiger das Handbuch/Leitfaden ist und nicht vice versa.

      Also nur als Anregung, soll nicht Schulmeisterlich klingen.

      Gruß
      Karim

      Karim

      18. Juni 2009 at 11:06

      • Karim,

        grundsätzlich ist gegen eine saubere Dokumentation eines Projekts natürlich nichts einzuwenden.

        Ich stelle mir halt die Frage, ob Projekthandbücher (häufig in Word verfasst) noch zeitgemäß sind? Ich stelle mir eher vor, dass webbasierende oder auch sonstige PM Tools diese Funktion auch übernehmen können sollten.

        Aber wie gesagt: Wenn solche Tools nicht bestehen, ist ein sauber geführtes Projekthandbuch nie ein Schaden – völlig klar.

        Grüße, Stefan

        Stefan Hagen

        18. Juni 2009 at 18:13

  5. Hallo,
    unter Berücksichtigung der von dir aufgeführten Zusatzinformationen sollte jedem Anwender klar sein, das er für sein Projekt spezifisch handeln muss.
    Und bitte unbedingt Redundanzen vermeiden. Das schafft man in großen Projekten nicht mehr zu verwalten.
    Gruß
    Andreas

    Andreas Weiss

    12. September 2008 at 15:19

  6. Die neue Version 6.3 steht auf Jahooda zum Download bereit….

    Download FHV Projekthandbuch 6.3

    Patrick Fritz

    20. November 2008 at 14:35

  7. […] http://pm-blog.com/2008/03/29/projekthandbuch-kostenlose-vorlage-zum-download/ SHARETHIS.addEntry({ title: „Projekthandbuch – Kostenlose Vorlage zum Download“, url: „http://blog.klaushofeditz.de/?p=200“ }); This entry was posted on Sunday, February 8th, 2009 at 11:50 pm and is filed under Uncategorized. You can follow any responses to this entry through the RSS 2.0 feed. You can leave a response, or trackback from your own site. […]

  8. Vielen Dank! Vorlage macht guten Eindruck.
    Gruß aus Münster

    Sascha

    11. März 2009 at 14:29

  9. Vielen Dank für die tolle Vorlage, die genau richtig zum Start eines größeren Projekts aus dem Web auftauchte :)

    Peter

    19. März 2009 at 09:15

  10. Die Vorlage beinhaltet nicht die Themen, die ein Projekthandbuch umfassen sollte, sondern die Themen, die im Projektauftrag geklärt werden. Im Projekthandbuch sollte es viel mehr bereits um das operative Zusammenspiel im Team gehen. Also wer macht was, welche Meetings gibt es, wie wird gesteuert, wie wird dokumentiert, wo wird abgelegt, welche Ressourcen stehen zur Verfügung (Räume, Technik, Material), wer findet wo was…. usw.

    Nina

    27. August 2009 at 16:19

    • Da stimme ich Dir zu. Hast Du vielleicht ein Beispiel, das Du der PM Community zur Verfügung stellen würdest? :-)

      Grüße, Stefan

      Stefan Hagen

      27. August 2009 at 16:32


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