PROJEKTMANAGEMENT BLOG

Traian Kaiser (Leiter Projektmanagement) und Mark Weber (Projektmanager und SCRUM Master) von XING haben anlässlich des SCRUM Day 2009 in Düsseldorf darüber referiert, welchen Projektmanagement Ansatz ihr Unternehmen verfolgt. Die Präsentation geht zwar inhaltlich nicht sehr tief, aber man bekommt doch einen groben Eindruck, wie Projekte bei XING ablaufen: nämlich amaXING agile. :-)

Gefunden habe ich die Präsentation übrigens auf dem sehr guten und informativen Projektmanagement Blog “Projekt-Log.de” von Robert Wiechmann und Sven Röpstorff.

Eine saubere und möglichst exakte Zieleplanung ist ein zentraler Erfolgsfaktor in Projekten – da sind sich die Experten aber auch die Praktiker weitgehend einig.

Gleichzeitig ist es aber auch kein Geheimnis, dass genau in diesem Punkt in der Praxis immer wieder schlampig gearbeitet wird. Unklare Anforderungen, unklare Ziele, unklare Rahmenbedingungen und diese nur rudimentär dokumentiert – so sieht die traurige Realität häufig aus.

Es gibt viele Methoden und Beschreibungen, wie Ziele in Projekten effektiver geplant und kontrolliert werden können. Eine Methode, die es mir sehr angetan hat, besteht aus den Ebenen Input – Output – Outcome – Impact. Diese Methode wird häufig auch im Bereich der geförderten Projekte (z.B. auf EU-Ebene) angewandt. Allerdings hatte die Methode bislang noch keinen Namen, darum habe ich sie kurzerhand “IOOI” getauft :-)

Jedes Projekt sollte nach dem IOOI-Prinzip geplant werden. Das heißt:

1) Input-Faktoren
Welche Ressourcen (finanziell, personell, sachlich) stehen für das Projekt zur Verfügung?

2) Output-Faktoren (messbare Ergebnisse, Produkte und Leistungen)
Welche messbaren Ergebnisse sollen nach Beendigung des Projekts vorliegen? Beispiele: Produkt XY, Marktanalyse XY, Bauwerk XY, Software XY etc. Die Output-Faktoren können beispielsweise durch technische Spezifikationen, Pflichtenhefte, Baupläne etc. konkret definiert werden. Wichtig: Die Outputs alleine geben noch KEINEN Hinweis darauf, ob dadurch auch wirklich ein Nutzen für die Anspruchsgruppen des Projekts generiert wird.

3) Outcome-Faktoren (unmittelbarer Nutzen für die Ziel- und Anspruchsgruppen)
Hier wird der unmittelbare Nutzen definiert, der für die verschiedenen Ziel- und Anspruchsgruppen des Projekts durch das Projektergebnis (= Output) entsteht. Beispiele: kürzere Durchlaufzeiten, effizientere Auftragsbearbeitung, Steigerung der Marktanteile, Umsatzsteigerung, Kostensenkung etc. etc.

4) Impact-Faktoren (mittel- bis langfristiger Nutzen, Beitrag zur Strategieerreichung)
Hier wird beschrieben, zu welchen mittel- bis langfristigen Zielen (im taktischen oder strategischen Bereich) das Projekt (mit seinen Outputs und Outcomes) beiträgt. Beispiele: Marktführerschaft, Innovationsführerschaft, Kundenzufriedenheit, Mitarbeiterzufriedenheit etc.

Wichtig: Sämtliche Ebenen sollten durch klare Messgrößen, Kennzahlen etc. im Detail beschrieben und spezifiziert werden.

Neben diesen quantitativen Messgrößen kann es im Einzelfall aber natürlich auch qualitative Messgrößen wie beispielsweise Akzeptanz in der Belegschaft geben. Aber auch diese “weichen Ziele” kann man messen, beispielsweise durch qualitative Interviews, Workshops oder schriftliche Befragungen.

Immer häufiger treffe ich Unternehmen, die sich intensiv mit der Frage beschäftigen, wie “neue Medien” (auch Social Media) im Marketing- und Kommunikationskonzept sinnvoll verankert werden können. Patentrezepte gibt’s leider keine, trotzdem einige Prinzipien und Erfolgsfaktoren, die es zu beachten gilt.

Deloitte ist (neben McKinsey) eines der wenigen Top-Beratungsunternehmen mit Web2.0-Expertise, die ich bislang wahrgenommen habe. (Wer kennt weitere gute Beispiele? Über entsprechende Kommentare würde ich mich freuen.)

Dies ist eine meines Erachtens sehr schlüssige und gut fundierte Präsentation von Deloitte, in der beschrieben wird, wie ein Unternehmen zu einer effektiven “Social Media Strategy” kommt.

Kürzlich habe ich spontan eine kleine Umfrage unter den Leser/innen dieses Blogs gestartet. Ich wollte wissen, wie Ihr den “Reifegrad” des Projektmanagements in Euren Unternehmen einschätzt, herunter gebrochen auf einige wichtige Dimensionen, die ein funktionierendes Projektmanagement-System (im Sinne eines Managementsystems, nicht im Sinne eines IT-Systems) ausmachen.

Vorab: Die Befragung soll natürlich keine empirischen Gütekriterien erfüllen. Sie soll lediglich als Diskussionsgrundlage und Anregung dienen. Hier der aktuelle Zwischenstand (N=47):

Das Ergebnis überrascht mich nicht besonders. Es besteht bei den Rahmenbedingungen für professionelles und erfolgreiches PM weiterhin großes Optimierungspotenzial in den meisten Unternehmen.

Die Realität sieht vielfach so aus: Organisatorische Grundlagen (klare Rollendefinitionen, Verankerung von Projekten in der Gesamtorganisation…) sind kaum vorhanden, Methoden und Prozesse werden häufig entweder bürokratisch, wenig sinnvoll oder gar nicht eingesetzt, Schulungsmaßnahmen verfolgen kaum ein langfristig sinnvolles Qualifizierungskonzept, Tools und Softwarelösungen werden zwar eingesetzt, aber vielfach nicht mit dem gewünschten Erfolg.

Interessanterweise kommt die letzte Dimension, nämlich “Projektkultur & Ergebnisse”, in dieser Umfrage noch recht gut weg. Ein Teil meines persönlichen Erklärungsansatzes hierfür liegt darin, dass es die Mitarbeiter/innen sind, die mir besonderem Engagement und fachlicher Kompetenz die mangelhaften Rahmenbedingungen wettmachen.

Fazit: Projektmanagement ist als Arbeits- und Organisationsform zur fachübergreifenden, kooperativen Lösung komplexer, neuartiger Aufgabenstellungen in der Praxis unverzichtbar geworden. Trotzdem sind nach wie vor in vielen Unternehmen die Grundvoraussetzungen für unternehmerisches, selbstverantwortliches und effektives Projektmanagement nicht geschaffen. Die unvermeidbare Folge hiervon ist, dass Projekte immer noch viel zu häufig scheitern oder die definierten Termin-, Kosten- und Qualitätsziele nicht erreicht werden. Vielleicht ist der Veränderungsdruck für die Entscheidungsträger aber noch zu gering?

Wenn ich mit meinen Kunden Reifegrad des Unternehmens in Bezug auf das Projektmanagement diskutiere und untersuche, verwende ich hierzu folgende Kategorien:

• Organisation & Rollen: Sind die Rollen klar? Werden sie auch gelebt? Wie funktioniert das Zusammenspiel zwischen Linie und Projekt? Bestehen klare Strukturen für die effektive und effiziente Umsetzung von Projekten? etc.
• Methoden & Prozesse: Sind die “Spielregeln” für Projekte definiert (z.B. in Form eines PM Handbuchs / Standards)? Werden sie auch befolgt? Gehen die Projektmanager systematisch vor? Werden Methoden gezielt und sinnvoll angewendet? Sind für die häufigsten Projektarten standardisierte Projektprozesse definiert? etc.
• Schulungen & Coaching: Gibt es einen Karrierepfad für Projektmanager? Gibt es ein systematisches Qualifizierungskonzept? Sind die Trainings und sonstigen Maßnahmen (Coaching…) effektiv? Sind die Projektleiter für ihre Aufgabe ausreichend qualifiziert? Verfügen auch die involvierten Führungskräfte über die nötigen Kompetenzen und das erforderliche Wissen? etc.
• Tools & Multi-PM: Werde Projekte sinnvoll und gezielt IT-technisch unterstützt? Werden Projekte ausreichend dokumentiert? Werden wichtige Kennzahlen in Projekten regelmäßig erfasst, überwacht und analysiert? Besteht ein Überblick über alle laufenden Projekte und ihre Performance? etc.
• Projektkultur & Ergebnisse: Werden Projekte mehrheitlich erfolgreich umgesetzt? Werden die Standards und “Spielregeln” im Projektmanagement von den betroffenen Personen (freiwillig) eingehalten? Ist Projektmanagement eine wettbewerbsrelevante Kernkompetenz des Unternehmens? etc.

Nun würde mich interessierten: Wie bewertet Ihr spontan den Reifegrad Eures Unternehmens in den genannten Kategorien?

Jurgen Apello betreibt mit NOOP.NL einen der europäischen Top-Blogs zu den Themen Projektmanagement und Softwareentwicklung. Inhaltlich nähert er sich den Themen aus Richtung der Systemtheorie, den agilen Vorgehensmodellen und den in allen Belangen notwendigen “Soft Skills”.

Zu seinen Hauptbeschäftigungen zählt es offensichtlich, bei internationalen Kongressen und Veranstaltungen Referate und Vorträge zu halten. Angesichts seines sehr fundierten Backgrounds ist es nicht verwunderlich, dass sich die Veranstalter offensichtlich um ihn reißen. Seinen aktuellen Input bei der “Agile Eastern Europe Conference” in Kiew hat Jurgen dankenswerterweise online zugänglich gemacht: “So, Now You’re An Agilist, What’s Next?“. Dabei geht Jurgen auf Erfolgsfaktoren “agil geführter” Projekte ein. Er leitet diese Faktoren aus systemtheoretischen und kybernetischen Erkenntnissen ab. Damit trifft er meines Erachtens EXAKT DEN ZEITGEIST – nach diesen Prinzipien muss ein zeitgemäßer PM Ansatz aufgebaut sein.

Die Folien zum Vortrag gibt’s in der Langfassung auch auf Slideshare.

Zugegebenermaßen muss man sich mit den Inhalten und Thesen des Vortrags länger als 5 Minuten auseinander setzen, um die Punkte zu erfassen. Ich finde jedoch, dass Jurgen damit einen wirklich großen Wurf gemacht hat. In diese Richtung muss sich das Projektmanagement weiter entwickeln.

Das Projektmagazin ist mit 14.500 Abonnent/innen und monatlich ca. 57.000 Besucher/innen (Quelle: Mediadaten) die absolute Nr. 1 im Bereich der PM-spezifischen Seiten im deutschsprachigen Raum. Zurecht – wie ich finde.

Nirgendwo sonst bekommt man einen derart vollständigen Überblick über Dienstleister, Angebote und auch aktuelle Themen im Projektmanagement.

Ein besonderes Highlight ist aus meiner Sicht das PM Glossar, welches von Dr. Angermeyer mit großer Akribie und Fachkompetenz aufgebaut wurde.

Die Fachartikel, die man darüber hinaus beim Projektmagazin bekommt, sind idR von (sehr) guter Qualität. Dies ist auch dadurch bedingt, dass das Projektmagazin klare Standards und Qualitätskriterien vorgibt, die von den Autoren eingehalten werden müssen.

Mein persönliches Fazit: Die EUR 69,90 für ein Jahresabonnement sind eine gute Investition.

Kürzlich hat mich ein Kunde gefragt, ob ich kostenlose Projektmanagement / Collaboration Tools kenne. Ja, ich kenne einige, habe aber keine praktischen Erfahrungswerte, ob die Tools auch was taugen. Gerade kürzlich habe ich wieder eine List mit der “Top 10 Open Source Web-Based Project Management Software” bei nixCraft gefunden. Als ich mir die Tools aber näher angeschaut habe, haben mich die Screenshots bzw. die Demo-Versionen eher abgeschreckt.

Außerdem hatte ich bereits vor einigen Monaten auch schon mal über dieses Thema berichtet. Denn das Fraunhofer Institut hat 2008 diverse Tools getestet und die Ergebnisse kostenlos zum Download zur Verfügung gestellt.

Meine Frage an Euch: Hat jemand praktische Erfahrungen mit einem oder mehreren dieser Tools? Taugen sie was für den professionellen Einsatz in Unternehmen? Oder würdet Ihr eher abraten?

Ich persönlich tendiere ja stark zu professionellen Tools. Denn es gibt mittlerweile ja äußerst leistungsfähige und vor allem kostengünstige Varianten wie Basecamp, ZCOPE, ZOHO oder auch Huddle.

Was meint Ihr?

Schluss, aus und vorbei…

Interessant und klasse war’s. Die Eindrücke sind noch etwas zu frisch, um hier verarbeitet zu werden. Vielleicht finde ich am Wochenende aber mal Zeit, ein paar Zeilen zu schreiben.

Vielen Dank an alle Teilnehmer/innen und auch an die ca. 150 Menschen, die uns gestern Nachmittag live über das Web zugeschaut haben. Hier gibt’s den Live-Stream zum “Nachschauen”:

© Raja Sambasivan, Flickr.com

Im Juli diesen Jahres habe ich einen Blogbeitrag mit dem Titel “Was ist Management?” verfasst. Bis zum heutigen Tag hat dieser Beitrag 64 Kommentare ausgelöst. Offensichtlich brennt das Thema Führung & Management vielen von Euch ähnlich unter den Nägeln wie mir. Sogar Fredmund Malik hat unsere virtuelle Diskussion mitbekommen.

Schlussendlich haben wir dann auf Gebhards Anregung hin beschlossen, die virtuelle Diskussion REAL weiter zu führen und zu vertiefen. Am kommenden Freitag, den 27. November, ist es nun endlich so weit. Eine Runde von 12 interessierten und engagierten Blog-Leser/innen trifft sich von 14-20 Uhr in Ludwigsburg, um gemeinsam folgende Frage zu diskutieren:

“Welche Führung brauchen wir im 21. Jahrhundert?“

Klar ist eines: Wir werden die Führung an diesem Nachmittag nicht neu erfinden können. Sehr wohl aber werden wir unterschiedliche Standpunkte und Meinungen, die teilweise bereits in der “virtuellen Diskussion“ sichtbar geworden sind, hier weiter vertiefen können.

Übrigens: Wir werden die Klausur via Video-Streaming live ins Internet übertragen. Den entsprechenden Link geben wir Euch spätestens am Donnerstag dieser Woche bekannt. Darüber hinaus haben wir einen Twitter-Account (QuoLeadership) eingerichtet, über den wir während der Klausur Anregungen und Inputs aus der “Internet-Community” aufnehmen werden. Wir sind selbst schon sehr gespannt, wie das funktionieren wird.

Außerdem ist geplant, die Diskussionen und Ergebnisse des Tages umfassend zu dokumentieren. Dadurch soll die Grundlage für weitere spannende Diskurse gelegt werden.

Weitere Informationen folgen…